1. PENDAHULUAN
1.1. Bahagian Audit Dalam (BhAD) Universiti Pendidikan Sultan Idris (UPSI) telah ditubuhkan
pada 1 Februari 2000 dengan mendapat kelulusan Lembaga Pengarah Universiti (LPU)
melalui Mesyuarat LPU Ke-11.
1.2. Bahagian Audit Dalam (BhAD) ditubuhkan sebagai badan bebas, berobjektif dan
menjalankan aktiviti pengauditan dan rundingan bagi penambahbaikan nilai dalam operasi
dan pentadbiran UPSI. BhAD membantu UPSI mencapai objektifnya secara sistematik dan
berdisiplin bagi menilai dan meningkatkan keberkesanan pengurusan risiko, kawalan
dalaman dan tadbir urus UPSI dan pusat-pusat Tanggungjawab di bawahnya.
2. PERANAN
Penubuhan Audit Dalam adalah melalui Lembaga Pengarah Universiti selaras dengan Surat
Pekeliling Am Jabatan Perdana Menteri Bil. 3 Tahun 1998. Audit Dalam memainkan peranan
penting dalam membantu Lembaga Pengarah Universiti bagi melaksanakan fungsi
pengawasan (oversight).
3. VISI
Visi BhAD adalah menjadi entiti yang cemerlang dan menjadi sumber rujukan dengan
memberikan perkhidmatan pengauditan dan khidmat nasihat selaras dengan visi UPSI.
4. MISI
Misi BhAD adalah meningkatkan akauntabiliti dan memastikan penggunaan sumber-sumber secara ekonomik, efisien dan efektif melalui perkhidmatan audit yang bebas (independence), professional dan berkualiti untuk mencapai aspirasi pendidikan dalam pembangunan insan dan masyarakat.
5. PROFESIONALISME
BhAD melaksanakan pentadbiran dan fungsi-fungsinya dengan berpegang kepada panduan yang dikeluarkan oleh Institut Juruaudit Dalam Malaysia [The Institute of Internal Auditor’s Malaysia (IIAM)] termasuklah definisi Audit Dalam, Kod Etika Juruaudit dan piawaian International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing. Panduan ini mengandungi prinsip-prinsip keperluan penting bagi amalan professional Audit Dalam serta bagi menilai keberkesanan prestasi Audit Dalam. Internal Auditor’s Practice Advisories, Practices Guides and Position Papers yang dikeluarkan oleh pihak IIA juga akan digunakan sebagai panduan dalam menjalankan pengauditan. Di samping itu, aktiviti Audit Dalam juga berpandu kepada polisi dan prosedur berkaitan yang ditetapkan oleh Universiti, Perbendaharaan dan badan-badan professional lain yang diiktiraf serta manual prosedur operasi standard.
6. KUASA
BhAD diberi kuasa penuh, bebas dan tidak terbatas untuk memperoleh atau memeriksa semua rekod, harta fizikal dan hal-hal berkaitan dengan kakitangan UPSI dalam melaksanakan kerja-kerja pengauditan. Semua kakitangan yang terlibat perlulah memberi kerjasama kepada pihak BhAD bagi memenuhi tugas dan tanggungjawabnya.
7. ORGANISASI
Ketua BhAD bertanggungjawab melaporkan urusan pentadbiran kepada Naib Canselor dari semasa ke semasa. Manakala bagi pelaporan fungsi pengauditan, Ketua BhAD bertanggungjawab melaporkannya secara terus kepada Jawatankuasa Audit (JKA) Universiti melalui Mesyuarat JKA yang dikendalikan sekurang- kurangnya empat (4) kali setahun bagi membentangkan laporan audit yang telah dikeluarkan.
8. BADAN BEBAS DAN BEROBJEKTIF
8.1. Aktiviti BhAD sentiasa bebas daripada campur tangan mana-mana pihak dalam Pengurusan UPSI termasuklah hal-hal yang melibatkan pemilihan tajuk auditan, skop auditan, prosedur auditan, kekerapan pengauditan, tempoh atau kandungan laporan audit bagi mengekalkan kebebasan yang diperlukan.
8.2. Juruaudit Dalam tidak terlibat secara langsung ke atas operasi atau mana-mana aktiviti bagi perkara yang telah diaudit. Oleh yang demikian, Juruaudit Dalam tidak akan terlibat dalam melaksanakan kawalan dalaman, penggubalan prosedur, pembangunan sistem, penyediaan rekod-rekod atau terlibat dengan sebarang aktiviti yang mungkin boleh menjejaskan penilaian Juruaudit Dalam.
8.3. Juruaudit Dalam perlu menunjukkan tahap profesional yang paling tinggi dan berobjektif dalam mengumpul, menilai dan menyampaikan maklumat mengenai aktiviti atau proses yang telah diaudit. Juruaudit Dalam perlu membuat penilaian yang seimbang dalam semua keadaan yang berkaitan dan tidak boleh dipengaruhi oleh kepentingan sendiri atau orang lain dalam membuat penilaian.
9. TANGGUNGJAWAB
BhAD diberi tanggungjawab untuk mengkaji, menganalisa, menyiasat, menilai dan memberi pendapat, pandangan serta cadangan ke atas mana-mana aspek, aktiviti, fungsi atau operasi UPSI. Objektif utama BhAD adalah membantu pihak LPU dan Pengurusan UPSI melaksanakan tugas dan tanggungjawab kepada UPSI dengan lebih berkesan. Untuk tujuan tersebut, BhAD akan melaksanakan tugas-tugas pengauditan berdasarkan perkara berikut:-
9.1. Mengkaji semula pelaksanaan polisi dan aktiviti UPSI dan pusat tanggungjawab di bawahnya dalam tempoh tertentu untuk mengetahui sama ada fungsi perancangan, penyeliaan, arahan dan pengawalan adalah berdasarkan dasar, arahan dan peraturan pengurusan dan dilaksanakan dengan berkesan sejajar dengan objektif dan amalan pengurusan yang baik.
9.2. Menilai kebergantungan dan integriti maklumat dan kaedah yang digunakan untuk mengenalpasti, mengukur, mengelaskan dan melaporkan maklumat tersebut.
9.3. Menentukan kebolehpercayaan dan keberkesanan sistem kawalan dalaman dan pengawasan operasi.
9.4. Mengkaji ketepatan dan kesahihan maklumat kewangan dan mengenalpasti cara untuk mengukur, menjenis dan melaporkan maklumat tersebut.
9.5. Mengkaji sistem sedia ada untuk memastikan ianya selaras dengan dasar dan peraturan terutamanya bidang yang mempunyai kesan terhadap operasi serta menentukan sama ada UPSI mematuhinya. Jika perlu, mencadangkan dasar yang sesuai.
9.6. Menilai pengurusan risiko UPSI.
9.7. Mengkaji cara yang sesuai untuk melindungi aset dan mengesahkan kewujudan aset tersebut.
9.8. Menilai faedah dan keberkesanan penggunaan sumber yang ada, mengenalpasti peluang untuk meningkatkan penggunaan sumber serta mencadangkan cara untuk mengatasi masalah yang berkaitan.
9.9. Mengkaji perjalanan organisasi dan pelaksanaan program untuk memastikan sama ada hasilnya selaras dengan objektif yang telah ditentukan dan sama ada ianya telah dilaksanakan sepertimana yang dirancangkan.
9.10. Menyelaras tugas BhAD dengan Audit Luar.
9.11. Melaksanakan perundingan dan khidmat nasihat yang berkaitan dengan tadbir urus dan kawalan dalaman yang bersesuaian dengan sistem operasi Universiti.
9.12. Menjadi penasihat dan pemerhati dalam pembangunan sistem pengurusan berasaskan komputer terutama dari aspek :
i. Ciri-ciri kawalan dalaman,
ii. Ciri-ciri ketepatan, dan
iii. Keupayaan merekod dokumentasi supaya sistem yang dimajukan ini dapat membantu UPSI mencapai matlamatnya.
9.13. Mengemukakan jadual kerja auditan tahunan kepada Naib Canselor dan JKA untuk pertimbangan dan kelulusan.
9.14. Melaporkan kepada pihak pengurusan sesiapa yang sepatutnya mengambil tindakan atas sesuatu teguran audit.
9.15. Melaporkan kakitangan yang didapati melakukan penyelewengan.
9.16. Memastikan setiap perancangan dan tindakan yang dibuat oleh UPSI telah mengambil kira pandangan audit sebelumnya berdasarkan laporan-laporan audit yang diedarkan.
9.17. Menilai semua rancangan dan tindakan yang telah diambil selaras dengan teguran audit mengenainya
9.18. Mengemukakan laporan setiap suku tahun kepada JKA yang meliputi perkara berikut:-
i. Tindakan susulan yang telah diambil di atas penemuan audit dalam yang penting,
ii. Peningkatan keberkesanan dan kelicinan operasi, hasil daripada tindakan audit,
iii. Penyelarasan Audit Dalam dan Audit Luar untuk mengelakkan pertindihan,
iv. Perancangan kerja audit dan
v. Halangan yang dihadapi dalam melaksanakan kerja-kerja audit.
10. RANCANGAN AUDIT TAHUNAN
Ketua BhAD akan mengemukakan Rancangan Audit Tahunan pada setiap tahun kepada Naib Canselor dan Jawatankuasa Audit untuk pertimbangan dan kelulusan. Rancangan Audit Tahunan disediakan berdasarkan keutamaan kepada audit universe menggunakan kaedah penilaian risiko termasuk input daripada pihak Pengurusan Universiti dan Jawatankuasa Audit. Sebarang perubahan terhadap Rancangan Audit Tahunan yang telah diluluskan akan dimaklumkan kepada Jawatankuasa Audit.
11. PELAPORAN DAN PEMANTAUAN
11.1 Laporan audit akan disediakan dan dikeluarkan oleh Ketua BhAD selepas selesai pengauditan. Laporan audit akan dikemukakan kepada Ketua Pusat Tanggungjawab dan satu (1) salinan kepada Naib Canselor. Laporan audit akan dibentangkan kepada Jawatankuasa Audit setiap suku tahun.
11.2 Laporan pemantauan yang mengandungi maklumbalas daripada Pusat Tanggungjawab dan tindakan pembetulan yang diambil terhadap penemuan dan cadangan audit. Maklumbalas daripada Pusat Tanggungjawab perlu mengandungi tindakan penambaikan/pembetulan serta mengandungi bukti-bukti tindakan yang dilaksanakan.
11.3 Unit Pematuhan dan Integriti, Bahagian Govenan dan BhAD bertanggungjawab menjalankan susulan ke atas penemuan dan cadangan penambahbaikan yang dinyatakan sepertimana yang dipersetujui. Penemuan-penemuan penting akan kekal sebagai isu terbuka sehingga ianya diselesaikan.
11.4 BhAD juga akan membuat pemeriksaan/mengadakan semakan secara dalaman terhadap kerja-kerja yang telah dilaksanakan.
12. PELAPORAN BERKALA
Ketua BhAD akan melaporkan secara berkala kepada Naib Canselor UPSI dan Jawatankuasa Audit mengenai tujuan, kuasa dan tanggungjawab serta prestasi berkaitan dengan perancangan aktiviti Audit Dalam. Pelaporan juga termasuk pendedahan risiko penipuan, isu-isu tadbir urus dan perkara-perkara lain mengikut keperluan. Ketua BhAD bertanggungjawab membuat penilaian berkala ke atas perkara yang dinyatakan di dalam piagam bagi tujuan jaminan kualiti serta objektif Audit Dalam dicapai.